兴安电业局办公室曾多次下发通知，对协同办公系统中正式文件和电子公告进行了界定，从一段时间的运行情况看，仍然存在应发正式文件而发布电子公告的情况。
协同办公系统“电子公告”栏以其方便快捷得到广大员工的青睐，但电子公告只在系统中保存60天，过期后便无从查找。正式文件可以随着文件的办结自动转入档案库，以便随时查询。
为了进一步规范正式文件和电子公告管理，办公室再次对协同办公系统中的正式文件和电子公告进行了明确的界定。对下发正式文件和电子公告的情形进行了系统的说明。并规定紧急事项可先下发电子公告，要求执行部门办理，再拟发正式文件，同时办公室在每月的公文考核中将对此事一并进行考核通报。
多项措施并举必将使正式文件和电子公告管理更加规范化、标准化。
