提及档案管理工作,可能很多人对此并不是很了解,认为那是一份很轻松的工作——有人查找资料时,提供简单的借阅档案服务;无人查找资料时,一杯茶、一张报纸,一天的时间。其实,在我真的走进陡河发电厂档案室以后,才发现那里与众人所想的并不太一样。档案管理工作其实是一项基础性、服务性、具体性、政治性的工作,需要档案人员有高度的事业心和责任心。
从7号机组大修现场走进档案楼,我突然感觉周围环境一下子安静了下来,没有设备的噪音,没有人声的喧闹,一切都是那么安静。来到三楼,我见到了档案管理员王丽莉正在整理着档案。而她正是我要寻访的主人公之一。自2005年,王丽莉便在厂档案室工作,多年来,她和同事们一直默默无闻地工作,整理、归纳、保存着我厂的各种历史资料。
为了让我能够清晰地了解档案室,王丽莉首先对我进行了知识普及,“在我厂,档案室负责着全厂的文书、科技、会计、实物、声像、人事档案及技术图书的管理工作,实行统一领导、统一标准、统一管理,各类档案集中存放、保管、借阅,共有各类档案30828卷,底图196759张。自1999年起,为更好地服务于企业的生产和经营管理工作,厂档案室便开始了档案工作的数字化管理进程,不仅安装了档案管理软件,还在逐步将以前的档案扫描成电子版挂到系统之中。”
“要将这三万多件档案全部扫描成电子版?”我迫不及待打断了她的讲述。
“对,不仅要扫描成电子版,还得保证准确率100%。”王丽莉继续向我介绍到。“因此说,做好档案工作必须要有‘三心’,耐心、细心、责任心。一份档案从收集、整理、鉴定、保管到编目、编研、提供利用和统计要经过多个环节,而且在此过程中不能出现差错,要对今后负责。……”她指着那一排排整整齐齐装满档案的铁皮柜,自豪地说:“看,这里收集着建厂40年以来的各种有价值的历史纪录,包括文字、照片、录音。我们就是守望陡电历史文化的人!”
“守望陡电的历史”可不是一个轻松的活儿!看似简单的管理,但实际上王丽莉她们每个人都不轻松。在收到资料后,她们都要进行一次分类、整理、装订、编目、数据录入、上架的循环,这几个规定动作非常耗时,她们有时要花大半天窝在资料室细细整理,十分辛苦的把大捆资料搬上搬下。如果遇到重大项目,像企业的环保改造、机组大小修设备改造等,那她们可就更忙碌了。今年,该厂档案室对于2012年度档案进行归档时,共接受5000多份材料,依据《大唐国际火电企业档案分类及保管期限表》逐项分类整理归纳出1083件,通过对其分类、整理、上载,历时两个多月,终于完成了该厂2012年度档案的在线归档工作,为相关领导和相关单位提供利用带来了极大的方便。
完成日常工作的同时,该厂档案室还积极践行“一线工作法”——
业务指导培训在一线。档案人员重心下移,深化服务,搭建一线工作平台,对该厂重点工程项目脱硝工程提前介入,全程跟踪搞好监督指导培训;
档案宣传在一线。为加大对一线职工的档案宣传力度,该厂档案室在大唐国际“国际档案日”活动中组织职工参观厂史展览、体验查档、观摩档案管理技术和释疑解惑,让职工零距离接触档案,了解档案工作,体验档案服务,感受档案文化,进一步提高了全厂职工的档案意识;
服务工作在一线。为做好机组大修服务工作,确保专业技术人员及时查阅档案资料,档案室实行机组大修期间双休日、节假日值班制度,保证了生产和管理工作利用档案的需要。
“最开心的事情就是看到问题解决者的笑脸。”王丽莉说:“苦点累点没关系,他们可经不起拖沓。而且我们这里的工作氛围也很好,同事都很团结,大家在做好自己的工作同时又互相给予帮助。我们是一个温暖又有战斗力的团队!”